Pour une vraie pause estivale, que faut-il faire pour mieux préparer son absence ?

A l’approche des congés, les managers vont devoir s’éloigner de leurs dossiers et organiser leur absence, même si cette pause ne sera que relative (avec une fréquente connexion à distance aux e-mails). Tout de même, voila quelques conseils aux managers, encore sous le coup de l’action et du stress, pour les aider à mieux préparer leur absence estivale. Tout est question de préparation !

Bien préparer son absence, en 4 verbes clé…

Organiser

Un tour d’horizon pré-départ s’impose, afin de recenser les dossiers prioritaires ainsi que les sujets « critiques » et de désigner, pour chacun d’eux, un collaborateur qui assurera le suivi. Il s’agit de lui donner toutes les informations nécessaires au traitement de ces dossiers ainsi que des lignes directrices bien précises.

Désigner un interlocuteur-relais

Cette personne jugée de confiance pourra centraliser l’ensemble des informations dites « générales » ainsi que les demandes diverses qui surgiront durant l’absence du manager et en assurer la transmission.

Informer de son absence

Si l’on pense bien à informer en interne de son absence, il est tout aussi important de faire de même avec ses contacts externes. Ce, en leur indiquant de la même façon ces indications « repères » que sont : la date de départ, de retour et la personne à contacter si nécessaire.

Adapter son emploi du temps

Les vacances se préparent également au bureau. Côté départ en tentant au maximum d’alléger son planning durant la semaine qui le précède afin de bien préparer son absence. Côté retour pour éviter toute précipitation : l’idéal est de prévoir alors une journée dépourvue de tout rendez-vous le jour de la reprise.

et 4 autres pour réussir son jour de rentrée

Le jour de rentrée peut être chargé et très stressant. C’est pourquoi, il est fortement recommandé de :Anticiper l’heure de retour

Anticiper son arrivée de 30 à 60 minutes permettra de mieux s’organiser pour cette journée en fixant l’ordre des priorités à traiter.

Mixer

Cette journée de reprise sera d’autant plus productive qu’elle alternera les séances de travail sur les e-mails, les messages reçus, les courriers … et quelques points internes avec les collaborateurs chargés d’assurer l’intérim pendant la période de congés.

Remercier

Les collaborateurs qui ont pris le relais sur les dossiers comme l’interlocuteur-relais méritent cette attention, qui marque la fin de ce service rendu et l’appréciation du manager.

Etre réaliste

N’oubliez pas que l’activité d’une entreprise ou d’un service durant 1 ou 2 semaines de congés ne pourra jamais être assimilée en une seule journée. Il sera donc important d’échelonner les dossiers à traiter, cette absence ne se rattrapera pas en un seul jour…

Mais au fait, les managers se déconnectent-ils « vraiment » en dehors des heures de travail ?

D’après un responsable : « Les ordinateurs portables, PDA et autres Blackberry simplifient la vie des managers. Mais il ne faut pas en devenir « esclaves ». Pour un juste équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, il convient de se ménager du temps « sans connexion » et ce notamment pendant les vacances qui doivent servir à décompresser et à se consacrer à ses proches ».

Afiri Zakaria